【東南アジア青年の船】日本参加青年の任務―JPYの係活動について

東南アジア青年の船、日本参加青年団の一員として、大切な活動の1つになってくるのがこの係活動です。今回は各係活動の概要について説明しますね♪

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そもそも係活動て?

東南アジア青年の船の日本参加青年には、任務として『団体行動の名の下に、研修及び本体プログラムに参加し、団務を分担する』というものがあります。(「東南アジア青年の船」事業概要より)  この分担する”団務”の一つにあたるのが、係活動になるわけです。



どんな係があるの?

係には大きく分けて2パターンあります。
①最終選考兼事前研修の段階で決める係(主に21あります※2016年度時点、2017年度以降プログラム編成により変更になる可能性あり)

②本体プログラム終了後、事業報告会に向けての係

それぞれ説明していきますね。

①最終選考兼事前研修の段階で決める係

ここで決める係は主に21あります。もちろん、代によって調整があると思うので、必ずしも同じとは限りません。ここでは第43回(平成28年度/2016年度)でのデータをもとに説明していきます。



0. NL(ナショナルリーダー)

いきなり例外にはなりますが、各国のContingent(団のことをこのように呼んでいます)には、参加青年(18〜30歳)を牽引・サポートするNL(原則30〜40代)と呼ばれる方が一人つくようになっています。このNLは、参加青年が決まるのとほぼ同時期に、内閣府の選考により決定・任命されます。NLは、英語力やリーダーシップ力は勿論のこと、「東南アジア青年の船」の出身者であることも条件とされています。

こちらも参考♪(Sseayp Japan Contingent FBページより)
<NL(ナショナルリーダー)とは>

1. YL(ユースリーダー)

各国コンティンジェントの参加青年の中でそれぞれ一人選出されるのがユースリーダです。コンティンジェントが学校でのクラスに例えるならば、NLが担任の先生、YLは学級委員長みたいな感じです。最終選考兼事前研修の際に、参加青年の選挙によって選出されます。自薦他薦は問いません。(43rdのときは、自薦1名、他薦2名の3名による選挙が行われました)

YL・AYLの組み合わせは必ず男女の組み合わせになります。(男女のどちらがYL・AYLかは問いません)(43rdのときは、元々の本人たちの意向から男性がYL・女性がAYLになりました)

YLの役割は自分のコンティンジェントをまとめるほか、GLミーティングと呼ばれる各国のリーダー(NL・YL・AYL)が集うミーティングに出席し、各国のリーダー同士で意見の交換や自分のコンティンジェントに伝達するほか、事業全体を引っ張っていく必要があります。ゆえに、高いリーダーシップ・英語力が求められます。中でも主催国である日本のリーダーたちに求められる仕事量はかなり多く、終始忙しくなるため、心身ともにタフさも必要です。YLの特権としては、参加青年の中で唯一、航空機でも派遣される国があるため、訪問国が他の参加青年よりも一つ増えます。

こちらも参考♪(Sseayp Japan Contingent FBページより)
<YL(ユースリーダー)とは>

2. AYL(アシスタントユースリーダー)

こちらも、YL同様に各国コンティンジェントの中でそれぞれ一人選出されます。その名の通りユースリーダーのアシスタントということで、副学級委員長みたいな立ち位置になります。こちらも最終選考兼事前研修の際に選挙にて選出されます。(43rdのときは立候補者が一人だったため、信任投票という形になりました)

主な仕事内容はYLのサポートであるため、仕事内容はYLの項目を参照。YLが不在の時は、アシスタントだけでなく率先してコンティンジェントをリードしていくことも求められます。非日常の生活であるため、誰しも常に健康状態であるとは限りません。体調不良等YL不在の際に備え、YL代行ができる準備が必要。状況判断能力や適応能力が求められます。

こちらも参考♪(Sseayp Japan Contingent FBページより)
<AYL(アシスタントユースリーダー)とは>

3. 渉外保険

各SG(Solidarity Group:各国混合のクラス分けみたいな)から1人選出する係です。主に業務は船内にて。毎朝PY(Participating Youth:参加青年)の体温をチェックし、ADM(Administration:管理部)へ提出・報告する係です。43rdの渉外保健係は、船内だけでなく事業前に健康に関するニュースをそれぞれ分担して配信してくれました。

こちらも参考♪(Sseayp Japan Contingent FBページより)
<渉外保健係とは>

4. プレス

こちらも各SGから1人選出する係です。写真・動画の撮影や制作好きの人が集まります。自前のカメラで撮影することが多いですが、手持ちにない場合はADMからも借りることができます。(ただし手続きが少々面倒なので、自前のもののほうが良い)

各SG(A~Kの11あります)から一人選出ということで、コンティンジェント内には11人のプレス係がいますが、43rdでは熱意溢れる3人のカメラマンがいたので、ほとんどそのメンバーにお任せ状態で、あとの8人はヘルプ要員としていました。代によっては、シフトをくんでカメラ担当を回すなどしていたそうです。(ちなみに私もこのプレス係をしていましたが、スペア用データを預かっておくというカンタンな役割をさせてもらってましたw)

こちらも参考♪

(Sseayp Japan Contingent FBページより)
<プレス係とは>

(Youtubeより)

<43rdSSEAYP JPYチャンネル>

5. クラブ活動

こちらも各SGより1人選出する係です。日本の良さを海外青年にPRするべく、アイディアだしからがんばります。結構準備段階から、船に乗って実際にクラブ活動のアクティビティが開催されるまで忙しい係だと思います。ちなみに43rdJPYでは、クラブ活動として、「よさこい・ふろしき・茶道」の三本立てを行いました。各国のクラブ活動参加希望調査では堂々の一番人気だったとか! もちろん、クラブ活動係以外でも、JPY(Japan Paraticipating Youth:日本参加青年)としてクラブ活動のサポートはしますが、率先して日本の魅了を東南アジアへ広めたい!という人にはぴったりの係です。

こちらも参考♪(Sseayp Japan Contingent FBページより)
<クラブ活動係とは>

<実際のクラブ活動の様子>



6. SG活動

こちらも各SGから1人選出する係です。船内でのアクティビティの中には、参加青年内での交流を深める手段の1つとして、SGアクティビティが行われます。どんな活動を行うのかはこのSG活動係のアイディア次第。アイスブレークで使われるようなレクを皆でやったり、歌ったり踊ったり、わりとゆるやかな時間です。皆で楽しくワイワイしたい!とか、イベントの幹事とかするのが好きな人向けかも。

こちらも参考♪(Sseayp Japan Contingent FBページより)
<SG活動係とは>

<実際のSGアクティビティの様子>

7. DG活動

こちらは各DG(Discussion Group)の中から、1人選出する係です。DGは全部で8つあるので、JPYの中からは8人がこの係を務めます。船内でDGの時間は結構な割合を占めます。英語での活動内容になるため、英語が得意なメンバーがなっていることが多し。事業開始前の準備段階では、各DGごとにディスカッションテーマの背景知識を深めたり、英語が苦手なメンバーのフォローにまわったり、JPYの英語力やディスカッション力の向上につとめ、それぞれがスムーズにDG活動に取り組めるよう準備します。

こちらも参考♪(Sseayp Japan Contingent FBページより)
<DG活動係とは>

<実際のDG活動の様子>

8. 物品

縁の下の力持ちてきな係です。事業内ではあらゆるアイテムが必要になり、それぞれ購入したりレンタルしたりしますが、内閣府の物品からもレンタルができます。その内閣府と連絡をとったり交渉したりするのがこの物品係。実際に内閣府に赴くことも少なくないので、東京近辺のメンバーがなることが多いです。(そっちのほうが利便性が良いので)

内閣府の物品レンタルのみでなく、内閣府の倉庫も貸してもらえるので、協賛品の搬入手続きなどもこの物品係経由で行います。コツコツ真面目に内閣府の方と連絡をとりあい、メンバーに状況報告をできる方向き。

こちらも参考♪(Sseayp Japan Contingent FBページより)
<物品係とは>

9. 名刺

事業内でのマストアイテム名刺!各国色とりどりセンスあふれる名刺が事業内では交換されます。その名刺を手掛けるのがこの名刺係!日本ならではの良さもとりいれつつ、各国から「これほしい!」と評判の高い名刺を作るには・・?デザイン力・アイディア力は必須。実際に名刺業者と連絡をとり、価格交渉を行うこともあるので、協賛係と連携する場面も。また、名刺に使う各個人の写真の関係からプレス係と連携も考えられます。納期との勝負もあるので、スピード力も求められます!

こちらも参考♪(Sseayp Japan Contingent FBページより)
<名刺係とは>

10. 自己紹介冊子

こちらは各コンティンジェントで1つ作り、参加青年・関係者に配布する自己紹介冊子を制作する係です。”自己紹介”というからには、PYの魅力を伝える冊子であることはもちろんのこと、各国の魅力を伝える一冊にもするべく、こちらもデザイン力・アイディア力が求められます。内閣府からのチェック・印刷業者とのやりとり・写真の撮影・選定など、細やかな作業も必要となってきます。その出来上がりは感慨深い!!

こちらも参考♪(Sseayp Japan Contingent FBページより)
<自己紹介冊子係とは>

実際に出来上がった自己紹介冊子



11. 情報管理

名前からは想像しにくい係ですが、その可能性は無限大? 43rdでは主にFacebookページの更新や、各係が活動しやすいようにグーグルドライブ等、各通信媒体の作成・整理などを行っています。船内で必要とされるキャビン電話の連絡網をつくるなども行いました。ときにPC作業が苦手なメンバーに作業方法を教えることも? 私もこの係に所属していましたが、常にインターネットやSNSをチェックしているメンバーが多いからか、レスポンスの速さはこのグループがダントツで連絡がスムーズでした笑。

こちらも参考♪(Sseayp Japan Contingent FBページより)
<情報管理係とは>

12. 会計

こちらも縁の下の力持ちといえるでしょう、会計係!協賛で頂いたお金や、JPYから集めたお金などを管理します。各係の必要経費を把握し、どのくらいの額が必要なのか、どのくらいの額を分配すればいいのかを判断。数字に強いメンバー、信頼できるメンバー求。エクセルとにらめっこし、銀行に行き、地味な仕事が多いけど、大事な役割です。

こちらも参考♪(Sseayp Japan Contingent FBページより)
<会計係とは>

13. 協賛

事業内で必要な費用・アイテムを頂くべく、各企業・団体と交渉する係です。正直一番忙しくて大変な係と言えると思います。でもここで得られるものも計り知れない。各企業との兼ね合いから、一部の企業勤めの人や公務員の人は表立って活動することは難しいかもしれません。(でもデータや文書整理したり裏方仕事で活躍できます)フリーや学生メンバーで主に動くことになると思います。企業相手に学生が・・大変かもしれませんが、ここでの経験は社会で生きます。協賛を頂けることになったときの喜びはひとしお。ただモノをもらうぞ!というのではなくて、JPYとして、内閣府事業として、私たちはこの協賛をいただいた先で何がしたいのか?しっかりとした志も大切です。43rdでは、各係で必要な協賛品(クラブ活動の茶道で必要な抹茶など)以外に、協賛係主催のプロジェクトとして「47都道府県プロジェクト」を立ち上げ、各都道府県にゆかり深い企業・団体様から協賛品を頂き、事業内で日本の各都道府県の魅力を海外青年に知ってもらうプロジェクトを実行しました。

こちらも参考♪(Sseayp Japan Contingent FBページより)
<協賛係とは> <協賛係活動レポート>

14. 歌レク

SSEAYPでは代々歌い継がれてきた伝統ソングから、その代や各コンティンジェントが作ったオリジナルソングがあります。そのソングを作ったり練習をリードするのがこの係です。歌うことや踊ることが大好きなメンバーがあつまります。寄港地で行われる国ごとのパフォーマンスなどもこの係のアイディアから構成され、練習していきます。
43rdのパフォーマンスでは、YLS(日本アセアンユースリーダーズサミット)では「ソーラン節・剣道」を、寄港地でのパフォーマンスでは「ロボットダンス・ソーラン節・よさこい・阿波踊り・野中漫才」を披露し、現代の日本社会・伝統的な日本社会を融合したパフォーマンスを披露しました。

こちらも参考♪(Sseayp Japan Contingent FBページより)
<歌レク係とは>

15. チアー

SSEAYP(東南アジア青年の船)では、チアーと呼ばれる、SSEAYPならではの伝統芸能みたいなものがあります笑。なんだろう、運動部の応援合戦みたいな感じなんだろうか、各国でオリジナルのチアーをもっていて、場面場面で使っていきます。そのチアーを制作するのがこの係。元気いっぱいの人、皆を盛り上げたい人向き。ホテルニューオタニで挨拶代わりに披露するコンティンジェントチアーや、寄港地にて最初にするフラッグチアー、そして日常的に使うチアーなどがあり、これらの練習も行います。JPYが苦戦するのはフラッグチアー。他国のPYよりも10人人数が多いため、並んだ時に船の階段の段数が足りずにぎゅうぎゅうになってしまうのが難点。人数の多さを活かしたチアーが求められます。

こちらも参考♪(Sseayp Japan Contingent FBページより)
<チアー係とは>



16. アタイア

コンティンジェントとして活動する上ですごく大切なのがアタイア!このアタイア係は、アタイアの作成から、アタイアの指示出し、チェックなども行います。東南アジア青年の船では常に団体行動が求められます。身だしなみはとっても大事!毎時間指定のアタイアでなければプログラムに参加できません。スーツは内閣から支給されます(スーツ上下(女子はスカートも)、ネクタイ・リボン、ネームピン、ショルダーバッグ)が、他のアタイアについては自分たちで作成しなくてはなりません。何をつくるのか?デザインはどうするのか?価格は?業者は?あらゆることに考慮しなくてはならず、大変かと思いますが、自分たちのアイディアが形になるので感慨深い仕事となるはず。43rdJPYでは、アタイアとしてYシャツ2枚(購入)、ポロシャツ1枚(作成)、ワンピース(女子)1着(購入)、ベスト(男子)1着(購入)、Tシャツ2種類(作成)、着物(女子)・袴(男子)1着(作成)、ジョガーパンツ1枚(購入)、パーカー(作成)、ピンバッジ(作成)、ペンダントタイ(作成)を揃えました。結構今年は揃えたほう!だと思いますが、それでも東南アジアの国々は凄まじく、インドネシアのコンティンジェントなんかは、シューズやパンプス(それも5~6足!)、バッグ、小物類、メイクまでそろえていたりと、凄かったです。国ごとにスポンサー事情も違うので一概に言えませんが、日本ももっと作りたい!!!

こちらも参考♪(Sseayp Japan Contingent FBページより)
<アタイア係とは>

17. 参加青年レポート集

こちらも縁の下の力持ち的な係。日本参加青年が事業終了後、内閣府へ提出する事業のレポートをとりまとめる係です。主な活動は事業終了後になるので、事業前忙しい人や、事業終了後に改めて色々と振り返りたい人向け。期日までに提出しないメンバーがでてこないように、皆のお尻叩くことも必要です。

こちらも参考♪(Sseayp Japan Contingent FBページより)
<レポート集係とは>

18. アドバイス集

第二次選考を通過し、最終選考兼事前研修の案内が郵送されてくる封筒に入っている書類の一部がこれ、アドバイス集です!参加青年から、実際に事業に参加してみてどうだったのか、次の代へのアドバイスを詰め込んだ一冊を作るのがこの係の仕事。事業終了後の活動が多めかと思いますが、事業が終わってしまうとなかなか全員で集まったり、全員からきっちり意見をもらうことも減ってしまうので、こまめに意見を集めておくと吉?

19. 報告会

事業終了後、2ヶ月ほど間をあけて行われる報告会に向けた準備をする係です。が、本体プログラム終了後も報告会係というものが改めて決められるので、この係は報告会の下準備を事業期間内でしていくようなイメージの係となります。具体的には船内での中間調査など。この報告会係が、のちの報告会実行委員になることも多いです。

こちらも参考♪(Sseayp Japan Contingent FBページより)
<報告会係とは>

20. 展示

YLSでの展示の構成・指示だしがメインのお仕事。ほかに船内で必須のコンティンジェントボードと呼ばれるメールボックスのようなタペストリーを作成するのもこの係です。YLSは船に乗る前の一大イベント!日本・アセアンの各国のブースが設けられ、来場者にその国の魅力を伝えます。例年、日本はアセアンの国々のブースに比べ、人が少なく寂しい状態でしたが、それを打破しようと43rd展示係は気合を入れました。展示ブースには体験コーナーを多くとりいれ(着付け体験、フォトブース、日本の昔遊び、食品サンプルづくり等)、フードコーナーにはアセアンの参加青年は勿論、日本の来場者の方々にも楽しんで頂けるよう、47都道府県の銘菓を多く取り入れ配布(協賛係のプロジェクトと連動)し、アセアンの国々のブースに負けず劣らず大盛況のブースとなりました。

こちらも参考♪(Sseayp Japan Contingent FBページより)
<展示係とは>

21. NP(ナショナルプレゼンテーション)

船内プログラムの中でも一大イベントと言えるのがこのナショナルプレゼンテーション。11日間、11か国のプレエンテーションが毎晩約1時間行われます。ナショナルプレゼンテーションにはデートさながらに相手を誘い合ってペアで見に行ったり、部屋のテレビから中継を見ることもできます。各国工夫を凝らして準備に準備を重ねて披露する、東南アジア青年の船の一大イベントです。このナショナルプレゼンテーションの構成を担当するのがNP(エヌピー:ナショナルプレゼンテーション)係。そのときどきの参加青年の特技なども活かして構成していきます。43rdJPYのNPでは、日本の四季と日本人の暮らしの変化(過去~現在)を掛け合わせ、織姫・彦星がメインキャストとなるストーリー仕立てで、伝統舞踊や音楽を織り込みながら70分間を作り上げました。キャストだけでなく、監督・音響・照明・撮影などいろんな役回りがあるのがこのNPです。まとめあげるのがかなり大変な係ですが、とてもやりがいがあるはず!!

こちらも参考♪(Sseayp Japan Contingent FBページより)
<NP(ナショナルプレゼンテーション)係とは>

<実際のNPの様子>



②本体プログラム終了後、報告会に向けて決める係

ここで決める係は主に6つあります。もちろん、代によって調整があると思うので、必ずしも同じとは限りません。ここでは第43回(平成28年度/2016年度)でのデータをもとに説明していきます。

1. 報告会実行委員長

その名の通り、トップとして報告会をとりまとめる役割です。各係の進捗状況を把握したり、実行委員会の開催の取り決めを行います。ADMの方への報告や、報告会での挨拶なども行います。

こちらも参考♪(Sseayp Japan Contingent FBページより)
<実行委員長の挨拶>

2. 報告会副実行委員長

実行委員長をサポートする役割です。実行委員長に同じく、各係の進捗状況を把握し、とりまとめます。

3. 報告会プログラム

報告会全体のプログラムを考え、進行をしていく係です。報告会を作り上げていく上で骨となってくる係です。

こちらも参考♪(Sseayp Japan Contingent FBページより)
<事業紹介ムービー>

4. 報告会資料

プログラム係の提案をうけ、どんな資料が必要か把握し、制作していく係です。主に報告会で配布するパンフレットを制作します。

こちらも参考♪(Sseayp Japan Contingent FBページより)

報告会パンフレット

5. 報告会展示

報告会では話を聞くだけでなく、実際に見て触れて体験できるようなブースも一部設けます。そのブースのデザインや制作を行うのがこの係です。

こちらも参考♪(Sseayp Japan Contingent FBページより)
<展示ブースの紹介>

6. 広報

できるだけ多くの方に報告会へ来てもらえるよう、各媒体で呼びかけを行うのがこの係です。広報資料の作成や広報戦略を考えたりもします。何人来てもらえるかはこの係の手腕にかかっているといっても過言ではありません。周りをうまく巻き込みながらやっていく必要があります。

こちらも参考♪(Sseayp Japan Contingent FBページより)
<報告会の御礼・まとめ>



各係におけるリーダー・コミッティ(委員・委員会)について

上記の各係にはそれぞれ、リーダーを決め活動していきます。係の数が多いため、リーダーからの報告をもってコンティンジェント全体の活動が動くなどします。また、係によってはコミッティ(委員会)が設置されているものもあり、各コンティンジェント内にとどまらず、各国のコミッティメンバーと連携してその係での活動を動かしていく場合もあります。各係でのリーダー、コミッティの選出については、話し合い、推薦、選挙、くじ、じゃんけんなどなど係によってさまざまです。



係の振り分けはいつ決めるの?

上記パターン①の係についてはこれは最終選考兼事前研修(@オリセン)で決めます。内閣府側にも、それぞれ決まった係の名簿を提出します。しかしながら、当然やっていく中で、それぞれ適材適所で活躍するような形になるので、係活動は自分の責任の枠組みぐらいに考えれば良いかと思います。(自分の係以外にヘルプする場面も多くあるので)
パターン②の係については、船上でのプログラムを終え、日本帰国後、日本参加青年団のみで行われる事後研修(@オリセン)にて決定します。

どうやって係を決めるの?

パターン①の係も②の係も、基本的にはやりたい係をやりたい人がやります。しかしながら、先輩たちの経験からこの係に○人は多すぎるよ〜少なすぎるよ〜などアドバイスを頂き、人数調整が行われる場合もあります。(話し合い、じゃんけん、くじ、、このへんは係によって様々かと。私たちの時は話し合いでそれぞれ自分のやりたい係の優先順位をつけるようにして、基本的には皆やりたい!と言った係はやれるようにしました)
係の中でも、YL(ユースリーダー)・AYL(アシスタントユースリーダ)の場合は特殊で、”選挙”によって決めることになっています。(自薦・他薦問わず/各1名、男女1人ずつになるように/定員ぴったりのときも信任投票が行われます)



1人いくつ係はやるの?

これは本人次第です。自分の現状(SSEAYP以外での生活など)照らし合わせて、責任の取れる範囲でやるのが良いかと思いますが、せっかくの機会なのでチャレンジしてみることも大事。皆だいたい2〜4の係は掛け持ちして活動しています。(ただし団務であるため最低1つは皆やります、多い人で6つや7つ掛け持ちしている人も!) 各係、忙しい時期が異なる(事業開始前・事業期間中・事業終了後など)ので、うまくバランスをみて掛け持ちするのが良いかと思います。

なんでも楽しんだものがち!

係をやればやるほど、タスクも責任も増えて大変。でも真面目に取り組んだ分だけ、得るものも多いです! 学生のうちにこんなに社会人と交わって業務をこなすことはなかなかないと思うし、社会人の方にとっても仕事以外に仕事なんて・・って思わず普段の業務外でのチャレンジを広げることで自分の可能性が広がると思います。参加青年になるという皆さんには、自分がやりたい!と思ったものには積極的にチャレンジしていってほしいなと思います♪

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